📚 このコンテンツで学べること
1. 実用的なタスク管理データベースを1から設計して構築する
2. データベースの基本テクニックを組み合わせて「毎日使える」システムを作る
3. タスク管理を「継続させる」ための設計原則を押さえる
所要時間: 30分 難易度: 中級 種別: テキスト + ハンズオン
はじめに
データベースの基本と、フィルター・ソート・集計・リンクドビューを学んだうえで、このコンテンツではその集大成として実用的なタスク管理システムを一から作ります。
Trello、Asana、Jiraなどのタスク管理専用ツールもありますが、Notionでタスク管理をするメリットは:
- ドキュメントとタスクが1つのツールに入っている(議事録からタスクを切り出せる)
- 1つのタスク = 1つのページとして、長めの説明やチェックリストを含められる
- 個人・チームも共通の設計思想で作れる
- カスタマイズが自由自在
一方で、上手に設計しないと「作ったけど使わなくなる」事態に陥りがちです。このコンテンツでは、「継続させられるタスク管理システム」の設計原則も併せて見ていきます。
ハンズオンでは、「マイタスク」データベースを作り、「今日やること」「今週計画」「状態ボード」の3ビューを備えた「個人タスク管理ダッシュボード」をNotion勉強ノートに作ります。
1️⃣ タスク管理データベースの設計原則
ツールを作る前に、「継続させる」ための3つの原則を押さえましょう。
原則1: 「状態」は5個以内にする
ステータスを「未着手/進行中/レビュー中/ブロック中/保留/完了/中止…」と作りすぎると、どの状態を選ぶか迷うため、ステータス設定自体が面倒になります。
[推奨状態設計]
未着手 取り上げただけのタスク
進行中 今手をつけているタスク
レビュー中 他人のチェック待ち・返信待ち
完了 終わったタスク
中止 やらないと決めたタスク
5個だと、他人に伝えるときも「進行中です」「レビュー中です」と一言で状況が伝わりやすくなります。
原則2: プロパティは「必ず見るもの」に限定
[個人タスク管理で必要なプロパティ]
タスク名 タイトル → クリックしてダッシュボードを開く
ステータス 選択型
期限 日付型
優先度 選択型(🔴高/🟡中/🟢低)
分類 マルチセレクト型(必要なら)
[必要になったら追加してよいプロパティ]
プロジェクト チーム作業のとき
担当者 チーム作業のとき
見積り時間 作業見積もりが重要なとき
依頼者 他部門からの依頼を受けるとき
シンプルに始めて、使いながら必要に応じて追加しましょう。
原則3: テンプレートで「新規作成」の面倒を減らす
データベースのテンプレート機能を使って、「新規タスク」ボタンを押したときにデフォルト値が入ったページを生成させると、タスク追加のコストが下がり、継続率が上がります。
[テンプレートの設定例]
テンプレート名: 「タスク(デフォルト)」
デフォルト値:
ステータス: 未着手
優先度: 🟡中
テンプレートコンテンツ:
## やること
## チェックリスト
[ ]
## メモ
「新規」ボタン右の「⋮」メニュー → 「デフォルトとして設定」 で、以後は「新規」ボタンだけでこのテンプレートが適用されます。
2️⃣ 代表的な3つのビュー設計
タスク管理DBで使いやすいビューのセットを見ていきましょう。
ビュー1: 「今日やること」
一日の始まりに見るメインビュー。「今日集中すべきこと」だけが見えるように設計します。
タイプ: 表ビュー
フィルター:
ステータス 「完了」と「中止」以外 AND
期限 今日以前 AND
期限 空ではない
ソート: 期限順(昇順)
表示プロパティ: タスク名 / ステータス / 期限 / 優先度
「期限が過ぎているもの」も含めるのがポイント。期限超過タスクを見逃さないように。
ビュー2: 「今週計画」
「中長期視点」を表すビュー。週の終わりと週初に見るのに適しています。
タイプ: ボードビュー
フィルター:
ステータス 「完了」と「中止」以外 AND
期限 今週以内
グループ化: ステータス
カード表示: タスク名 / 期限 / 優先度
ドラッグでステータスを変えられるので、週の進捗管理に便利です。
ビュー3: 「インボックス」
「見逃しを防ぐ」ためのビュー。
タイプ: 表ビュー
フィルター:
ステータス 「未着手」と等しい
ソート: 作成日(降順)
表示プロパティ: タスク名 / 作成日 / 期限
期限未設定・担当不明・未着手タスクを集めるコーナー。週に一度「インボックスゼロ」を目指してトリアージします。
その他、用途別のビュー
[カレンダービュー]
期限プロパティをカレンダー表示
スケジュールとして見せる
[完了タスクビュー]
フィルター: ステータス「完了」
ソート: 最終更新日時(降順)
達成感を感じるため、振り返りごとに使う
[プロジェクト別ビュー]
フィルター: プロジェクト「Aプロジェクト」等しい
グループ化: ステータス
プロジェクトごとに作るか、リンクドビューをプロジェクトページに表示
3️⃣ 個人ダッシュボードの設計
ダッシュボードは、1ページで「今何をすべきか」がわかるトップページです。
ダッシュボードのレイアウト例
📊 タスクダッシュボード
## 🔥 今日やること
[タスクデータベースのリンクドビュー・今日ビューセット]
## 📅 今週の進捗
[タスクデータベースのリンクドビュー・今週ボード]
## 📥 インボックス (未着手)
[タスクデータベースのリンクドビュー・未着手ビュー]
## ✨ 今週完了したもの
[タスクデータベースのリンクドビュー・完了ビュー(今週分)]
同じタスクDBを4つのリンクドビューで表示して、ダッシュボードとして使えるようにします。
ダッシュボード設計のポイント
[ポイント1: 一画面で収まる]
スクロールしないと見えないダッシュボードは、見る頃には見ない
リンクドビューをコンパクトに(各6-8件以内に収める)
[ポイント2: 「すべて見せる」のではなく「今見るべき」を表示]
全タスクを並べるダッシュボードはストレスを生む
「今、ダッシュボードを見た人が何をするべきか」というシーンで設計
[ポイント3: ダッシュボードはスターしてサイドバー一番上に並べる]
いつでもワンクリックでダッシュボードに戻れるように
「スター」セクションを活用
4️⃣ 他ツールとの位置づけ
Notionでタスク管理をする際に、他ツールとの使い分けを意識すると、チームとの連携もスムーズになります。
[Notionタスク管理が適しているケース]
・ 個人のタスク管理
・ ドキュメントとタスクを一体で管理したいチーム
・ 議事録からタスクを生成するチーム
・ 小規模チームのプロジェクト管理
[他ツールが適しているケース]
・ エンジニアリングチームのスプリント管理 → Linear/Jira
・ 複数チームの大規模プロジェクト → Asana
・ 顧客サポートチケット管理 → Zendesk/Intercom
・ ガントチャート中心のスケジューリング → Microsoft Project
他ツールとの連携
Notionは他ツールとも連携できます:
- Slackと: タスク作成時にSlack通知、SlackメッセージからNotionタスクを作る
- Googleカレンダーと: NotionのカレンダービューとGoogleカレンダーを同期
- Gmailと: メールからNotionタスクを作る
連携は便利ですが、作ったダッシュボードをやめてしまう要因にもなりうるため、「まず手動で使いこなしてから連携を考える」という順番が推奨です。
5️⃣ 「継続させる」ための設計原則
Notionタスク管理で一番難しいのは、「作ること」よりも「使い続けること」です。以下の原則を踏まえて、3ヶ月後にも使っているシステムにしましょう。
原則1: タスク追加コストは「10秒以内」
タスクを追加するのに30秒以上かかると、人間は追加をさぼります。テンプレート × 「タイトルと期限だけ入れる」をデフォルトにして、詳細は後で書くスタイルにしましょう。
原則2: 「見る場所」を一つに絞る
ダッシュボード・トップページ・タスクDB本体・サイドバー・プロジェクトページ…と、タスクを見る場所を増やしすぎると、「どこを見たらいいか」がわからなくなります。「ボスとなるダッシュボードを1つ」決めて、スターでピン留めしましょう。
原則3: 週に1回「インボックスゼロ」
タスクがたまると、ダッシュボードを見ること自体がストレスになり、システムが死亡します。週に1回、「インボックス」ビューを見て、未着手タスクをゼロにするというルーチンを作りましょう。
原則4: 「期限未設定タスク」を放置しない
「とりあえず、期限なしで記録しておこう」が積み重なると、タスクリストは肥大化し、見る気が起きなくなります。「期限未設定」タスクをインボックスビューで上に表示し、週次で「やる」「やめる」を決めるというシステムを作りましょう。
6️⃣ やってはいけないこと・注意点
NG1: 初期設定でプロパティを詰め込む
「担当者」「プロジェクト」「クライアント」「ステータス」「見積り時間」「実績時間」「タグ」…と作りすぎると、タスク追加ごとにたくさんの項目に記入が必要になるため、追加コストが上がり、続かなくなります。シンプルに始めて、使いながら必要なものを追加しましょう。
NG2: タスクを「完結させない」
「何かをする」というタスク名になりやすいですが、「完了の状態」が明確でないタスクは、いつまでも「進行中」になり、ダッシュボードを汚します。「ポスターを作る」ではなく「ポスターのドラフトを1枚作る」のように、「何ができたら完了か」がわかるタスク名にしましょう。
NG3: 他人のタスクを勝手に作って担当者をアサインする
チームでNotionを使うときに起きるトラブル。他人にタスクを振るときは、担当者本人に事前に話をして同意を取ってからアサインしましょう。
NG4: 「ダッシュボード」を作って満足して使わない
ダッシュボード作りは楽しいため、作っただけで「うまくいった」と満足してしまいがちです。ダッシュボードは「作る」より「使う」が10倍大事。作ったらスターとサイドバーにピン留めして、1週間、毎朝ダッシュボードを見ることを繰り返しましょう。
NG5: チームタスクと個人タスクを同じDBに詰め込む
チームタスクと個人タスクを一緒にすると、チームメンバーに個人タスクが見えるため、他人に見られたくないタスクを入れられなくなります。チームタスクはチームスペースにDB作成、個人タスクはプライベートにDB作成と領域を分けましょう。
🛠 ハンズオン課題: 個人タスク管理ダッシュボードを作る
ここからは実際に手を動かす時間です。所要時間: 約10分
📋 ゴール
Notion勉強ノートのトップページに、個人用のタスクダッシュボードを作る。以下のセクションで構成する:
- 🔥 今日やること
- 📅 今週の進捗
- 📥 インボックス(未着手)
Step 1: マイタスクDBをサブページとして作る(2分)
- Notion勉強ノートのトップページを開く
/データベース→ 「データベース – サブページ」を選択- データベース名を「マイタスク」に設定
- サブページとして作られたことを確認
Step 2: プロパティを設計する(2分)
タスク名 (デフォルト、名前を「タスク名」に変える)
ステータス (選択: 未着手 / 進行中 / レビュー中 / 完了 / 中止)
期限 (日付)
優先度 (選択: 🔴高 / 🟡中 / 🟢低)
[手順] 表ビュー上部の「+」ボタン → 名前とデータ型を選択
Step 3: テストデータを追加する(1分)
ビューの動きを確認するため、以下のようにデータを入れる:
| タスク名 | ステータス | 期限 | 優先度 |
|---------------------------|-----------|-------------|--------|
| Notion勉強を続ける | 進行中 | 2026/05/14 | 🟡中 |
| 今週の会議資料をまとめる | 未着手 | 2026/05/12 | 🔴高 |
| 関係者に返信 | レビュー中| 2026/05/11 | 🟢低 |
| 本を読む | 未着手 | (未設定) | 🟢低 |
| 会議資料作る | 完了 | 2026/05/07 | 🔴高 |
Step 4: 「今日やること」ビューを作る(1分)
- データベースの「+」ボタン → 「表」を選択
- ビュー名: 「🔥 今日やること」
- フィルター設定:
– ステータス「完了」と「中止」を除く(「含まない」を使う)
– 期限 「今日以前」 - ソート: 期限順(昇順)
Step 5: 「今週の進捗」ボードビューを作る(2分)
- 「+」ボタン → 「ボード」を選択
- ビュー名: 「📅 今週の進捗」
- グループ化: 「ステータス」
- フィルター設定:
– ステータス「完了」と「中止」を除く
– 期限 「今週以内」
Step 6: 「インボックス」ビューを作る(1分)
- 「+」ボタン → 「表」を選択
- ビュー名: 「📥 インボックス」
- フィルター: ステータス「未着手」と等しい
- ソート: 作成日時(降順)
Step 7: トップページにダッシュボードを作る(1分)
- Notion勉強ノートのトップページに戻る
- 「このページにあるもの」の下に、以下を追加:
## 📊 タスクダッシュボード
### 🔥 今日やること
[マイタスクDBのリンクドビュー、「今日やること」ビューを選択]
### 📅 今週の進捗
[マイタスクDBのリンクドビュー、「今週の進捗」ビューを選択]
### 📥 インボックス
[マイタスクDBのリンクドビュー、「インボックス」ビューを選択]
[リンクドビュー作成手順] /リンクドビュー → 「マイタスク」を検索 → 表示したいビューを選択
✅ 完成チェックリスト
- [ ] 「マイタスク」データベースを作った
- [ ] 4つのプロパティを設定した
- [ ] 5件のテストデータを追加した
- [ ] 3つのビュー(今日やる/今週/インボックス)を作った
- [ ] トップページに3つのリンクドビューダッシュボードを作った
✅ まとめ
- タスク管理設計の3原則: 状態は5個以内 / プロパティは必要最小 / テンプレートで追加コストを下げる
- 代表ビュー: 今日やること / 今週の進捗 / インボックス
- ダッシュボード設計: 一画面に収める / 「今見るべき」だけ表示 / スターとサイドバーピン
- 継続原則: 追加は10秒以内 / 見る場所を一つに / 週次インボックスゼロ / 期限未設定を放置しない
- NG: プロパティ詰め込み / タスクを完結させない / 勝手に他人アサイン / 作って使わない / チームと個人タスクを同じDBに
📌 実務ポイント: キャリア・現場でどう活きるか
Notionでタスク管理システムを作り、「使い続けている」人は、「自分の仕事をコントロールできる人」として高く評価されます。
選考・面談で: 「今、何をやっていますか?」という質問に対して、「タスクダッシュボードで今週は15件のタスクをコントロールしていて、高優先度は以下の3件です」と語れる人は、「仕事をさばいている人」ではなく「仕事をデザインしている人」として見られます。
入職・配属初期で: チームタスクに加えて、個人タスクをちゃんとダッシュボードでコントロールできる人は、「ボールを落とさない人」としてチームに信頼されます。複数タスクが同時に走っても、ダッシュボードがあれば一目で状態を把握できます。
リーダーとして: リーダー職では、チームのタスク管理システムをデザインする責任があります。ステータス設計、必要プロパティの選択、チームダッシュボードの設計——これらがチームの生産性を大きく左右します。
